Palosaaren Urheiluseura ry:n tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetuksen (GDRP) mukainen tietoturvaseloste, laadittu 6.5.2018
Rekisterinpitäjä:
Palosaaren Urheiluseura ry (Y-tunnus 1043926-0)
Katso ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.palosaarenurheiluseura.fi
Rekisterin nimi:
Palosaaren Urheiluseura ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri
Rekisterin pitämisen peruste:
Jäsenyys tai asiakkaan suostumus sekä oikeutettu etu.
Rekisterin käyttötarkoitus:
Jäsenrekisteritietoja käytetään Palosaaren Urheiluseura ry:n jäsenasioiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä yhdistyksen historian tallettamiseen.
Rekisteritietoja voidaan käyttää Palosaaren Urheiluseuran ja jäsenen tai asiakkaan väliseen markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.
Asiakkaan tai jäsenen ottaessa yhteyttä Palosaaren Urheiluseuraan voidaan sähköpostiviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakas- ja jäsenpalvelutapahtumien todentamiseen. Ainoastaan asiakas- ja jäsentietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt eli kulloinenkin yhdistyksen johtokunta sekä muut toiminnan vastuuhenkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.
Voimme käyttää asiakkaan ja jäsenen tietoja myös petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi sekä niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi. Voimme käyttää tietoja sovellettavan lain noudattamiseksi.
Rekisterin sisältämät tiedot:
Rekisteri voi sisältää Palosaaren Urheiluseuran jäsenistä ja palveluiden käyttäjistä seuraavia tietoja: Asiakkaan nimi, puhelinnumero(t), osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika tai henkilötunnus, lisenssin laji ja numero, pätevyydet (sis. mahdollinen kortin numero), ansiomerkit ja muut palkitsemiset, osallistuminen eri kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin sekä tulokset eri kilpailuista.
Rekisteri sisältää myös suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
Rekisteritietojen tietolähde:
Henkilötietoja kerätään jäsenyyden hakemisen yhteydessä, palveluita käytettäessä tai yhdistyksen toimintaan osallistuessa tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Jäsenen tai toimintaan osallistuvan tietoja voidaan kerätä myös eri lajiliittojen lisenssijärjestelmistä.
Tietojen luovutus:
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille (lähinnä lajiliitot) palvelun suorittamiseksi, etusi edistämiseksi sekä tilastointia varten.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Palosaaren Urheiluseuran yhteistyökumppaneilla (lajiliitot tai kisaorganisaatiot) tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Palosaaren Urheiluseura voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Emme salli alihankkijoiden luovuttavan tietoja eteenpäin muuhun tarkoitukseen.
Palosaaren Urheiluseuralla on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi.
Ilmoittautumalla ja osallistumalla yhdistyksen järjestämään toimintaan, kuten esimerkiksi kilpailut ja koulutukset, asiakas antaa yhdistykselle oikeuden julkaista osallistuja-, lähtö- ja tuloslistat yhdistyksen nettisivuilla sekä asettaa nähtäville tapahtumapaikalle.
Alaikäisten henkilöiden tietojen käsittely:
Palosaaren Urheiluseura käsittelee myös alaikäisten jäsenten henkilötietoja samassa laajuudessa kuin edellä on kuvattu. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan huoltajien suostumuksella.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus:
Olemme sitoutuneet huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötiedot turvassa. Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka huolehdimme rekistereidemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että internet-sivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.
Jäsenrekisteri on vain kulloisenkin yhdistyksen johtokunnan, jaostojen vastuuhenkilöiden sekä ryhmien ohjaajien tarkasteltavissa ja käytettävissä.
Tiedot henkilöiden osallistumisesta kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin ovat yhdistyksen eri vastuu- ja toimihenkilöiden sekä kisaorganisaatioiden käytössä järjestelytehtävien ajan, jonka jälkeen ne siirtyvät yhdistyksen arkistoon. Yhdistyksen arkisto (sähköinen ja paperiarkisto) on kulloisenkin johtokunnan hallinnassa.
Palosaaren Urheiluseura hallinnoi jäsentensä sekä palveluiden käyttäjien tietoja myös kolmannen osapuolen (lajiliitot) järjestelmien kautta. Näiden järjestelmien käyttöoikeus edellyttää järjestelmän pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmän käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.
Palosaaren Urheiluseuran johtokunnalla ja sen lukuun toimivilla jäsenillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin jäsen- ja asiakastietoihin. Johtokunta ja tarvittavat jäsenet ovat saaneet koulutusta ja ohjeistusta tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä.
Rekisteröidyn oikeudet:
Jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna yhdistyksen puheenjohtajalle. Tarkista ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.palosaarenurheiluseura.fi.
Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Palosaaren Urheiluseura ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietoja.
Voit kieltäytyä suoramarkkinoinnista (jäsentiedotteista) ottamalla yhteyttä yhdistyksen sihteeriin. Tarkista ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.palosaarenurheiluseura.fi.
Sinä hallitset kaikkia henkilötietoja, jotka annat meille. Jos missään vaiheessa haluat korjata henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yhdistykselle. Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on aina jäsenyyden ja tietyissä tilanteissa palvelujen käyttämisen edellytys. Yhdistys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää jäsenyys, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.
Henkilötietojen säilyttäminen:
Säilytämme jäsenten henkilötiedot aktiivisessa käytössä vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu.
Jäsenluettelo (tilanne vuoden viimeisenä päivänä) sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.
Muutokset tietosuojaselosteeseen:
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan yllä mainitusta päiväyksestä lukien. Saatamme muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Sinun tulisi tarkistaa säännöllisesti tietosuojaselosteen uusin versio osoitteesta www.palosaarenurheiluseura.fi.